В СИК «Девелопмент-Юг» решение, готова ли квартира к передаче дольщику, зависело от того, успеет ли клиентский сервис вручную свести данные по замечаниям из Excel и переписки с подрядчиками.
По рынку в целом с первого раза не принимается больше 40% квартир, и во многом причина в том, что приемка до сих пор держится на бумажных актах и бесчисленных таблицах.
Компания перевела внутреннюю приемку и передачу помещений в ИС «Техзор», объединив учет замечаний, контроль сроков, коммуникацию с подрядчиками и подготовку квартир к передаче в одной системе.
С ростом числа объектов клиентскому сервису Девелопмент-Юг становилось сложнее держать под контролем все квартиры на приемке. Каждое нарушение и изменение его статуса сотрудники вносили вручную в таблицу, а сверка данных между разными файлами занимала значительную часть рабочего дня.
Опечатки, случайное удаление строк и неверно настроенные фильтры иногда искажали картину по приемке. По каждому подрядчику приходилось отдельно отслеживать сроки устранения замечаний, потому что система напоминаний отсутствовала.
Я не буду рассказывать, что мы просто решили «стать digital». Нет. Мы в какой-то момент поняли, что тонем в Excel-таблицах, и с этим нужно было что-то делать.Любовь Корчагина, вице-президент, член Правления, СИК «Девелопмент-Юг»
Компания перевела учет замечаний в Техзор. Теперь каждое нарушение фиксируется в единой базе и отслеживается вплоть до устранения, а не теряется в очередной версии Excel-файла. Все изменения статусов сохраняются автоматически, поэтому клиентскому сервису больше не нужно вручную обновлять таблицы.
Такой порядок снижает риск того, что замечание останется без внимания, и сокращает количество повторных приемок: их стало на 30% меньше.
Раньше клиентский сервис ежедневно проверял дедлайны по каждому подрядчику отдельно. В Техзор система сама выделяет замечания с истекшим сроком устранения и уведомляет ответственных: на мобильные устройства приходят push-уведомления и письма о новых и просроченных задачах.
Спор «я не получал» исчезает. Буквально исчезает.Любовь Корчагина, вице-президент, член Правления СИК «Девелопмент-Юг»
Сотрудникам не нужно искать просрочки в таблицах и напоминать о каждой задаче отдельно. Коммуникация с подрядчиками ускорилась на 80%, а число просроченных замечаний снизилось на 32%.
Шахматка показывает состояние каждой квартиры: где остались открытые замечания, а какие помещения полностью готовы к передаче. Раньше для этого приходилось сверять несколько таблиц вручную. Время приемки помещений сократилось на 40%, а время передачи квартир дольщикам — вдвое.
Ускорилась и работа с документами внутри процесса. Отчет теперь формируется за 2,4 минуты вместо 18,8, предписание оформляется за 1,1 минуты вместо 15,8, а само проведение внутренней приемки одной квартиры занимает 6,2 минуты вместо 21. В сумме время работы одного инженера технадзора с этими процессами сократилось с 5,4 до 1,4 часа в день, а высвободившееся время в масштабе месяца составляет около 89 часов на одного сотрудника.
Более быстрая и последовательная отработка замечаний повлияла и на приемку у дольщиков: количество претензий жильцов на этом этапе снизилось на 50%, а отказов от подписания актов стало меньше на 25%.
В системе накапливается история работы с каждым подрядчиком. Клиентский сервис видит типовые дефекты и исполнителей, у которых чаще возникают нарушения сроков, без отдельной ручной сводки. Эти данные компания использует на регулярных совещаниях по качеству работ.
По наблюдению команды Техзор, участвовавшей во внедрении, результат цифровизации внутренней приемки редко определяется только функциональностью системы.
Мы видим, что закрепление нового порядка работы на уровне руководства и отказ от параллельного учета «по старинке» на переходный период решают больше, чем сама система. Отдельно помогает подключение подрядчиков к единому процессу и то, что аналитику из системы используют на рабочих совещаниях, а не только держат в отчетах.Артем Дашковский, коммерческий директор ГК «Техзор»
Опыт Девелопмент-Юг показывает, что цифровизация внутренней приемки не отменяет работу с замечаниями, а делает ее быстрее и прозрачнее. Готовность квартиры к передаче теперь определяется не по разрозненным таблицам, а по актуальным данным, доступным всем участникам процесса.
Хотите так же сократить ручную работу? Покажем, как объединить учет замечаний, контроль подрядчиков и подготовку квартир к передаче в одной системе.
